転職活動時のマナーまとめ!メールから準備、面接会場、面接後の対応まで完全網羅!

細かいマナーなんて気にする余裕ないよ、、、

マナー違反でも面接で良い評価取れば内定でしょ?

転職活動においてマナー違反はご法度です!
マナー違反をする人=基本的なビジネスマナーが身についていない
新卒ならまだしも中途であれば猶更マナーは知っていてあたり前です。

特に日本人はマナー違反を嫌います。
面接時の服装やマナー、礼儀に関しては目立とうとせず無難にこなしましょう。

目次

面接担当者は細かいマナーが気になります

私も面接をしていた時、どうしてもマイナスポイントを探してしまっていました。
ちょっとでも気になることがあれば、「この人大丈夫かな?」っていう目で見てしまいます。

そして第一印象は非常に重要です。
挨拶、態度、名刺の受け取り方、身だしなみなど面接の質問が始まる前に
すでに評価をされています。

担当者がチェックしているマナーとは

・態度・しぐさ
・話し方(話すテンポや身振りなど)
・表情
・あいさつ
・身だしなみ
・目線
・声のトーン、大きさ
・入室、着席の仕方

などなど、面接が始まる前からチェック項目が沢山あります。

また面接官ばかりではありません。
受付の仕方も見られています。
私は面接前に必ず受付を担当した人に、
印象や態度などを聞いてから面接をしていました。

どこに目があるかわかりません。
会場に入ったら完全に面接モードに切り替えましょう。

絶対NG!一発不採用なマナー違反

こまかなマナーをお伝えする前に、絶対NGなマナーを確認していきましょう。
マナーは人と人との関わり合いのなかでの然るべき作法のことです。
相手が不快に思わなければ、必ずしも守らなくても良いものも多くあります。

例えば気心の知れた先輩に対して、堅苦しい敬語やお辞儀の角度なんて意識しませんよね?
面接でも同じです。マナー違反でも許されるケースがあります。

えっ?何?マナーはいらないって話?

細かいマナーよりも、もっと大事なことがあるよって話

例えば、入室時のノックは3回。入室時には「失礼いたします」がマナーです。
ですがそれよりも大切なことは印象です。
・暗く、うつむきがちで陰鬱な表情でマナーを厳密に守る人。
・明るく、元気よく笑顔でノックは2回。「失礼します!」っとちょっとマナー違反の人。
これでも選ばれるのは後者です。
前者が暗い上にマナーも守っていなければイラっと来るかもしれません。
結局は人の感じ方次第ってことです。

マナーとは相手が不快にならなければある程度許されるもの。
しかし許されない行為もあるので先にあげておきます。

遅刻、早く来すぎる

面接官は忙しい中、あなたの為に時間を割いています。
そもそも迷惑が掛かるだけでなく、社会人の常識を疑ってしまいます

もちろん電車の遅延などやむを得ない事情もあるでしょう。
ですが連絡なく遅刻する、時間直前に連絡が来るなどは本当に迷惑です!

また時間より早く面接に来られても迷惑です。
面接官はあなたの予定に合わせて行動をしていません。

あなたの面接の前後に他の候補者との面接が入っていることもあるでしょう。
時間は10分前。早くても遅くてもいけません。

清潔感がない、臭い

汚い、臭いは生理的に受け付けられません。

多少マナーが崩れていても仕事が出来る人はいるでしょう。
少し元気がなくても、慣れたら明るくなる人もいるかもしれません。

しかし、清潔感がなく臭い人は無自覚な場合が多いです。
むしろ自覚していたらもっとやばい。
どれだけ仕事ができる人であっても一緒には働けませんよね。

人の話を聴かない

面接は会話のキャッチボールです。
確かにアピールしたい気持ちはわかりますが、
キャッチボールできずに一方的に自分の話をする人は「人として問題有りです」。

会社の説明をしているにもかかわらず、途中で話をさえぎってくる。
既に説明した内容に関して、同じ質問をしてくる。
なんども「もう一回教えてください」と言ってくる。
聞いていない内容までベラベラ話して止まらない。

面接官も人です。
もしあなたが人の話を聴かない人と会話したらイライラしませんか?

とくに最後の逆質問のとき「何か質問ありますか?」って聞いたときに
既に伝えたことを聞いてくる人があまりにも多いので要注意です。
参考:転職面接での逆質問は最後の関門!不採用にならないための完全対策(例文付き)

面接前のメール、電話のマナー 応募、日程調整、面接日程変更

では早速マナーを学んでいきましょう!
まずは面接前のマナーです。

面接中のマナーと違い、覚える必要はありません。
というのも見直しながら自分のペースで出来るからです。

実際にメールを送るとき、電話をかけるときにはこの記事を見ながら
ゆっくり準備してください。

メールのマナー

基本的なメールなマナーとしては、
「宛先」「挨拶」「内容」「締め」「署名」が必要です。

メール文章

【宛先】
株式会社などの法人格は略さずに企業の正式名称を書きましょう。
その後に部署名、担当者の氏名を続けます。
もし担当者の氏名がわからない場合は「採用ご担当者様」としておきましょう。

【あいさつ】
書き出しは、初回は「お世話になります」、2回目以降は「お世話になっております」です。
その後に自分の名前を名乗りましょう。
転職活動の場合、在職中の人も現職の社名は記載する必要はありません。
状況に応じて
「貴社中途採用に応募しています○○(氏名)です」
「先日一次面接をしていただいた○○(氏名)です」
など相手がだれかわかりやすいようにしてあげましょう。

【内容】
改行を上手く利用してわかりやすく、見やすく書きましょう。
内容部分は下記の例文をご参照ください。

【締め】
「ご多用の折恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。」
これでOKです!

【署名】
名前、電話番号、メールアドレスを記載します。
住所を記載する場合もありますが、どちらでも構いません。

メールの返信

メールは気づいたタイミングからなるべく早く返信しましょう。
在職中の場合もあるため、即レスである必要はありませんが早いに越したことはありません。

また、返信するときに以前のやり取りが本文内に残ります。
これは消す必要はありません。
件名の「Re」もつけたままでOKです。

メールの注意点

会社アドレスや変なアドレスは使わない。
転職活動は個人の用事であることを忘れずに。
公私混同をしないように個人アドレスを使いましょう。
そしてその個人アドレスは、ビジネスの場においてみられて恥ずかしくないですか?

また、携帯アドレスだと受信できるファイルや容量に制限があります。
無難にG-mailなどを転職活動用に取得した方が良いでしょう。

無駄な装飾をしない
あくまでビジネス文章です。
相手が見やすいだろうと太字にしたり、色を変えたりする必要はありません。

また、PCでメールを作っているとフォントや文字サイズが崩れることがあります。
メールを作ったら一度文章を全部コピーしてパソコンのメモ帳に張り付けてみてください。
メモ帳に張り付けたものを再度全部コピーして、メール本文に戻すとフォントが統一されます。

書類送付時のメール例

件名:応募書類のご提出について/○○(氏名)

株式会社○○
人事部 ○○様

お世話になっております。
○○(氏名)と申します。

先日ご依頼いただきました、履歴書と職務経歴書を
添付ファイルにてお送りいたします。

恐れ入りますがご確認をお願いいたします。

お忙しい中恐縮ではございますが、
ご査収の程、何卒よろしくお願いいたします。

【署名】

・添付書類の名前は【氏名/履歴書】など担当者がわかりやすいようにしましょう
・添付漏れに要注意です!私もよくミスします!

日程調整時のメール例

件名:面接日程の件/○○(氏名)
※先方からのメールの返信の場合は件名変えずに返信します。

株式会社○○
人事部 ○○様

お世話になっております。
○○(氏名)と申します。

書類選考通過のご連絡、誠にありがとうございます。
面接の希望日程をお送りいたします。
下記日程にてご検討いただけますと幸いです。

【1】〇月〇日(●)〇時~〇時終了まで
【2】〇月〇日(●)〇時~〇時終了まで
【3】〇月〇日(●)〇時~〇時終了まで

お忙しい中恐れ入りますが、
何卒よろしくお願い申し上げます。

【署名】

・日程は少なくとも3つ欲しいです。ちょっと先になっても良いので幅広く提示しましょう
・〇時~〇時だと開始時間なのか終了時間なのかわかりません。~〇時終了までと明記しましょう

面接日程確定のお礼メール

件名:先方から来たメール件名そのまま

株式会社○○
人事部 ○○様

お世話になっております。
○○(氏名)と申します。

面接日程のご連絡誠にありがとうございます。
下記日程にてお伺いさせていただきます。

〇月〇日(●)〇時~
貴社本社にて

お忙しい中恐れ入りますが、
当日は何卒よろしくお願いいたします。

【署名】

・予定を空けてくれたことに対してお礼を述べましょう。
・日程と場所を本文内に引用します。
 面接の遅刻や当日バックレはかなり多いです。しっかり理解した旨を伝えましょう。

面接日程を変更したいときのメール例

件名:〇月〇日からの面接日程変更のお願い/○○(氏名)

株式会社○○
人事部 ○○様

お世話になっております。
○○(氏名)と申します。

〇月〇日〇時よりご調整していただいた面接ですが、
現職の仕事の関係で貴社にお伺いすることが難しくなりました。
大変申し訳ございません。

誠に勝手なお願いではございますが、
可能であれば再度ご調整いただけないでしょうか。
下記にて候補日を送らせていただきます。

【1】〇月〇日(●)〇時~〇時終了まで
【2】〇月〇日(●)〇時~〇時終了まで
【3】〇月〇日(●)〇時~〇時終了まで

ご多用の折、お手数をおかけして誠に申し訳ございません。
ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。

【署名】

・変更理由は、簡単でOK!
 「仕事の関係で」「体調不良により」「家庭の事情にて」など
・電話で伝えたときにもメールは合わせて送りましょう!
・面接の際には日程変更をしてくれたお礼を伝えることを忘れずに

面接の日程変更や辞退したいときは電話じゃなきゃだめ?

メールでもOKです!
面接の日程変更依頼に関しては、確かに電話の方が印象良いかもしれませんが、
電話で日程変更したとしてもリマインドで必ずメールは送りましょう。

辞退に関してはメールでOK。
というよりも辞退するのだからわざわざ電話して体裁を気にする必要はありません。

件名:面接辞退のご連絡/〇〇(氏名)

株式会社○○
人事部 ○○様

お世話になっております。
〇月〇日〇時にご面接のお時間を頂いております、
○○(氏名)と申します。

誠に申し訳ございませんが、
諸般の事情により面接を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。
大変企業なお時間を割いていただいたにも関わらず、
誠に申し訳ございません。

末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。

【署名】

辞退は仕方ないことです!変に言い訳がましくせず、きっぱりと断りましょう!
・選考辞退の理由を詳しく伝える必要はありません。
・後回しにせず、わかった段階ですぐに送りましょう。

電話の場合の注意点

こちらからかける場合

①自分の名前を名乗る
「お忙しいところ失礼いたします。
御社の○○職に応募した○○(氏名)と申します」

②相手を呼び出す
「○○の件で電話いたしました。○○部の○○様にお取次ぎいただけないでしょうか」
メールと同様担当者がわからない場合「採用担当者様」などでOK
→担当者不在の時
「承知いたしました。ありがとうございます。
何時ごろにお戻りでしょうか?また改めさえていただきます」

③内容を伝える
「今お時間よろしいでしょうか?
○○の件で電話いたしました。」
・時間をもらうことに許可をもらうこと
・用件は結論から述べること

④お礼を述べる
「本日はお忙しい中ありがとうございました。
失礼いたします」
・電話は相手が切るまで切ってはいけません!

電話の折り返し

相手から電話がかかってきたときは、折り返しましょう。
再度電話がかかってくるのを待つのではなく、なるべく早く折り返すようにしましょう。

その際に、留守電の設定をしておくと便利です。
留守電の設定をしていないと誰からかかってきたのかわかりません。

「お世話になっております。○○(氏名)と申します。
先ほど○○様よりお電話を頂き折り返し連絡いたしました。
○○様はいらっしゃいますでしょうか?」
担当者が電話に出たら。
「お世話になっております。○○(氏名)です。
先ほどはお電話に出られるに申し訳ございませんでした。」

面接前日準備のマナー!履歴書や服装、持ち物

面接が近づいてまいりました!
面接本番のパフォーマンスはどれだけ準備をしてきたかによって変わります
企業研究も勿論大事ですが、当日面接を平常心で受けるためにも
前日に服装と持ち物をしっかり確認しておきましょう!

履歴書は封筒に入れて持っていく

履歴書、職務経歴書を持っていく際には折らずに入れることが出来る
定形外封筒を準備しましょう。

よく見る長ぼそい封筒ではいけません。
面接官に折りたたんで、折れ線が入った履歴書を渡すことになってしまいます。
また封筒の中に裸で入れるのではなく、
クリアファイルに入れた状態のまま封筒に入れましょう。

封をしめる必要はありません。

服装は準備万端?

面接当日の服装は無難が一番です!
大事なのはビジネスの場にふさわしい服装
清潔感があり、サイズがピッタリでだらしなくないこと。

出来れば面接前にクリーニングに出しておくのが良いでしょう。
また私服OKの面接であっても油断してはいけません。
基本はオフィスカジュアルです。
あくまでもビジネスの場であるということを忘れてはいけません。

髪型も大事なのは清潔感です。
髪は耳を隠さないようにし、表情がわかりやすいように眉毛を見せる。
女性であれば黒髪以外でもOKですが、過度に明るい場合は染め直した方が良いでしょう。

カバン、靴に関してもビジネスの場で使えるフォーマルなものが望ましいです。
詳しくはこちらを参照ください。
転職面接の服装はこれで決まり!失敗しない鉄板の服装マナーまとめ

持ち物チェックリスト

服装の用意と履歴書、職務経歴書以外には何が必要でしょうか。

・筆記用具
ボールペン、シャーペン、消しゴム
・メモ帳
・腕時計

デジタルではなくアナログ時計。華美でないもの
・履歴書、職務経歴書のコピー
提出用のほかに自分の確認用に一部用意しましょう
・求人情報のコピー
・ハンカチ、ティッシュ
・ブレスケア(フリスク、飴など)

緊張すると口が乾いて、臭くなります。面接前の息抜きにもなるのでお勧めです。
・名刺入れ
相手から名刺を受け取ることがあるため、
・予備のストッキング(女性)

面接当日のマナー!受付、控室、入室、面接中

さて!いよいよ当日です。
ここではマナーをご紹介しますが前述のとおりマナーが全てではありません。

たとえマナーを間違えてしまったとしても慌てないで大丈夫!
失礼が無ければ問題ありませんし、印象よくカバーできればOKです。

マナーばかりに気を取られずに自然にちょっと意識するくらいでOKです!

受付~面接までのマナー

最初っから見られています!
ビルに入館する前にはキチっとジャケットを着て気を引き締めましょう!
冬場はこのタイミングでコート、マフラーなどは取ってください。

受付は5分前!到着は10分前!

早く着きすぎるのはいけません。
早く着きすぎた場合は受付をせずに、
場所だけ確認してどこか別の場所で時間をつぶしましょう。

とはいっても時間ギリギリはもっといけません!
ビルに到着しても受付の場所がわかりづらいこともあります。
オフィス外であれば入口がわかりづらいこともあるでしょう。

10分前には到着して、受付の場所を確認。
確認出来たら身だしなみを最終チェックして、5分前に受付です!

受付から面接は始まっている

「本日〇時に面接のお約束をさせていただいております、
○○(氏名)と申します。人事ご担当の○○様にお取次ぎをお願いいたします。」

受付に人がいる場合以外にもインターフォンのケースもあります。
インターフォンの場合、対面よりも声が聞き取りづらいです。
ワンオクターブ高めの声で、ハッキリゆっくり伝えましょう。

移動中も見られていることを忘れずに

オフィス内ですれ違う人は、もしかしたら面接官もいるかもしれません。
社長がいるかもしれません。将来の上司がいるかもしれません。

挨拶は軽く会釈する程度でOKですが、姿勢には気をつけましょう。

・猫背
・足を引くずるような歩き方

・足音がうるさい
・挙動不審
・ポケットに手を入れている

上記はもちろん絶対NGです!

控室でのマナー

面接の準備が出来るまで控室や応接スペースに通されることがあります。
静かに席について順番を待ちましょう。
ここでもちょっとした行動を見られています。

・携帯をいじったり
・キョロキョロしたり
・貧乏ゆすりをしたり
してはいけません。資料を読むなどして静かに待ちましょう。
この待ち時間はトイレに行く時間ではありません。
トイレは受付の前にすましておきましょう。

面接中のマナー

さてここからが面接本番!
マナーは頭の隅に置いておく程度で、面接に集中しましょう!

入室時のマナー

・名前を呼ばれたら、ドアをゆっくり3回ノックします。
相手に聞こえる程度のノックです。
うるさすぎても、聞こえないほど小さくてもいけません。

・「どうぞ」など返事があったら「失礼いたします」と断り入室してください。
返事が内容であれば再度ノックします。

・もし最初からドアが開いている場合にはノックはいりません。
ノックはせずに「失礼いたします」とあいさつをしてから一礼して入室します。

・なかに入ったらドアを閉めます。
面接官にお尻を向けてはいけません。
ドアに対して斜めに立ち、開けたときと反対の手で静かに閉めます。

挨拶、お辞儀の仕方のマナー

言葉とお辞儀を同時にしてはいけません。

「本日はお時間を頂き、ありがとうございます。
○○と申します。よろしくお願いいたします。」

と言い切ってからお辞儀をしましょう。
この際のお辞儀は45度です。

面接初めと終了時のお辞儀はどちらも45度です。
しっかり深く下げましょう。

名刺の受け取り方

面接官が名刺を用意している場合、このタイミングで渡すことが多いです。
転職活動において、自分の名刺は渡す必要はありません。
受け取りだけのマナーを知っておきましょう。
①名刺を受け取るときは机を挟まない
②名刺は両手で受け取りお礼と一礼
③名刺を受け取ったら、軽く見る
④いただいた名刺は、自分から見てテーブルの左側に
⑤役職が一番高い人の名刺を名刺入れの上に

履歴書の渡し方のマナー

面接官に履歴書を渡すときは、封筒とクリアファイルから取り出して渡します。
「履歴書です。よろしくお願いいたします」
と伝え、相手に対して書類の上下が正しくなるように注意しましょう。

もし面接開始前に受付で渡すなど面接官以外の人に渡す場合は封筒のまま渡します。
この場合も相手に対して書類の上下が正しくなるように注意しましょう。

座る位置や座り方

「どうぞ」と言われたら座ります。
もし椅子が複数ある場合で特に指示がない時には下座の椅子に座りましょう。
入口から近い方が下座です。

勧められる前に座るのはNGです。
また、こちらから入室するパターンではなく、部屋で座って待っていて面接官が来るパターンでも同じです。
面接官が来たら立ち上がって挨拶。「どうぞ」と言われたら座る。

椅子は背もたれは使ってはいけません。
浅く腰かけて背筋を伸ばします。手の位置はひざの上。

荷物はどこに置く?

カバンなどは自分の座る椅子の横の床です。
左右どちらでも構いません。

コートやマフラーなどは、そのかばんの上にコンパクトにまとめて置きましょう。

勝手に話し始めたらいけません

面接官がしっかりリードしてくれます。
主導権は面接官に握らせてあげましょう!

また相手の話にかぶせることもマナー違反です。
相手も人間です。最後までちゃんと聞いてあげたら気持ちよくなるものです。

目を見て笑顔で聞き上手に

目をガン見する必要はありません。
相手の目と目の間位を見る感じでOK!あんまり目をずっと見つめるのも良くありません。
視線を外す際には下に動かしましょう。横はダメです。

ただ、
下ばかり見る
うつむきがちだと「自信がない」「暗い」印象です。
左右に目が動く
視線が定まらず左右にキョロキョロすると挙動不審な人です。

基本は相手の目を見る。
外すときは下に。
横にキョロキョロはさせない!

そして表情はオープンフェイスです。
相手の話に興味を持って、真剣に聞きましょう!
相槌なんかを打つともっと相手は話しやすくなります!

参考:中途採用面接での自己紹介を完ぺきマスター!初めの印象で面接は決まる【目指せ一発内定!】

お茶を出されたら

勧められたら飲んでOKです!
一気に飲み干してはいけません。

また面接最後にも全部飲み切る必要はありません。

退室時のマナー

最後まで気をぬかずに。
最後の印象は非常に大切です。気持ちよく終わりましょう。

一礼してから退室を

面接が終了したら、椅子の横に立ち
「本日はお忙しい中、お時間を割いてくださりありがとうございました」
と伝えてからお辞儀です。
個々のお辞儀も最初同様で45度。
まぁそんな正確でなくても構いません。

ドアの前で「失礼します」と再度例をして、ドアを開けて退室します。
この時、面接官にお尻を向けてはいけません。
ドアも静かに閉めましょう。

またエレベーターまでお見送りに来てもらう場合、
エレベーターのドアが閉まるまでしっかり頭を下げましょう。

もらった名刺は忘れずに

緊張していると忘れがちですが、名刺を置いて帰るのは非常に印象が悪い。
私も何回もやられたことがあります。

それは辞退の合図なのか、
それともただ単に忘れただけなのか、
それとも持って帰ることを知らないのか。
こう思わせてる時点で印象悪いですね。

遅刻しそうになったら

遅刻する可能性があると気づいたら、出来る限り早く連絡を。
まだこの段階で諦めるのは早いです!

誠意をもって謝罪して面接をお願いしましょう。
伝えるべきは、謝罪と遅れる理由、何時ごろに到着予定か。
そのうえで先方に面接可能なのかどうかの判断を仰ぎます。

忙しい面接官だと10分20分の遅刻でほかの予定と被ってしまいNGもしくは別日となることがあります。
また、到着予定時刻が読めないようであれば先方と相談の上、別日に再設定した方がスムーズでしょう。

お世話になっております。
15時から面接の約束を頂いている○○と申します。
乗車した電車が事故により遅延しており、間に合いそうにありません。
申し訳ございません。

15時30分には到着予定ですが、面接をしていただくことは可能でしょうか?

面接をしてもらえるのであれば、電話上でも面接であったときにもしっかりとお礼を言いましょう。
遅刻は無いに越したことはありません。
しかし、やむを得ない事情であれば仕方ありません。
そのようなときは「トラブル起こったときの対応力」をアピールしましょう!

お礼メールは送った方が良いの?

マイナビ転職の調査によると面接後にお礼メールを送っているのは約3分の1。
3人に1人が送っているようです。

果たして送った方が良いのでしょうか?

ぶっちゃけどっちでもOK!

お礼メールが合否に関わるなんて話は聞いたことがありません。
正直、合否にほとんど影響はないですが、受け取って嫌なものではありません。
アピールをするのではなく、純粋に面接のお礼を伝えましょう。

しかし、お礼メールの小さなミスでむしろマイナスの影響を与えることもあるので注意です。
・宛先が違う
・内容が稚拙
・アピールがうざい
・送られてくるのが遅いなど

そんなずさんなメールを送るくらいなら、送らない方がましです。

送るなら宛先、内容、タイミングにご注意を

メールを送るのであれば面接当日に送りましょう。
そもそも、商談であれお礼メールは当日帰社後すぐが鉄則です。
メール一通送るのに一日以上経過していると「仕事が遅い人?」「後回しにしちゃう人?」と思われます。

また面接官が複数いる場合に、全員に送る必要はありません。
採用担当者あてに送り、「くれぐれもよろしくお伝えください」
と添えるだけで十分です。

件名:中途採用面接のお礼/○○(氏名)

株式会社○○
人事部 ○○様

お世話になっております。
本日〇時より面接をしていただいた○○と申します。

本日はお忙しい中、面接の機会をいただきまして誠にありがとうございました。
○○様のお話を伺い、
貴社のビジョンに向けた思いと取り組みについての理解を深めることが出来ました。
面接を終えてより一層、貴社で仕事をしたいという思いが強くなっています。

取り急ぎ面接のお礼を申し上げます。
末筆ながら貴社の益々のご発展とご活躍をお祈り申し上げます。

【署名】

まとめ

細かいマナーよりも大事なことは沢山あります。
しかし、マナーは覚えておいて損はありません!

メールのマナーなどは非常にめんどくさく感じるでしょう。
転職エージェントを利用すれば、
そのあたりの企業とのやり取りを全て省略できます。

是非ご相談ください。

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この記事を書いた人

人材紹介会社にて約6年勤務。
人事責任者としての経験もあり、求職者側・企業側双方の視点から人事を学んでおります。

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